介護トータルシステム『寿』導入

　姫路市とその周辺地域で医療・介護事業を展開する姫路医療生活協同組合様は、在宅介護サービスを中心に46の介護事業所を運営されています。
　「業務の効率化」と「サービスの質の向上」を目的に、法人内のシステム統合とICT化へ取り組まれています。モバイル利用による訪問系サービスの直行直帰、法人内のデータ連携による報告業務・紙使用量の削減を実現しました。
　今回は、法人運営・データ分析・システム統合・モバイル運用という切り口で、介護トータルシステム『寿』・ケアプラスfor『寿』の活用方法をご紹介します。

-姫路医療生協様について教えてください。

　姫路医療生協は、「安全・安心の介護と医療で在宅生活を支える」ためのサービスを展開しています。住民参加型の「まちづくり」を後押しすることが、地域包括ケアの推進につながると考え、各日常圏域での生活支援・介護予防に注力しています。目に見える存在として、「姫路医療生協があって安心ね。」と思ってもらえる法人を目指しています。

-ICT導入のきっかけを、お聞かせください。

　姫路市内では、2040年までは介護需要が増えていくと捉えています。拡大する需要の中で挑戦しないことは、後退を意味します。環境の変化・市場の変化に、自ら変わることをしないと、対応できなくなっていくんですね。
　また、優秀な専門職は、挑戦のある職場を探しています。振り返ると、これまで、定期巡回や看護小規模多機能など、地域で初めての事業も展開してきました。
　法人にとっての新しい挑戦として、「ICT化を進める」ことを掲げました。

-ICT導入の目的は、どのようなものでしたか。

　「業務の効率化」と「サービスの質の向上」です。付随して、コンプライアンスの順守・情報の共有・働き方改革を実現したいと考えています。

　特にコンプライアンスの順守については、ICTを用いることで、紙カルテとは違って、どこに何を記載するか標準化されます。我流を認めず標準化を進めれば、コンプライアンスを高め、質の高いサービスにつながります。

-『寿』に決めた理由は、何でしたか。

　もともとは、訪問看護の効率を上げたいというのが直接のきっかけでした。事業所に行き、紙カルテを持って、利用者宅へ訪問するというのは、非常に効率が悪いです。直行直帰を増やすために、タブレット化をしていきたいな、と考えていました。

　また、これまで導入しているシステムとの互換性も、考慮しなければなりませんでした。『寿』には、そのどちらも、柔軟に対応してもらったというのが、決め手として大きかったですね。

-ICT導入で、どのような成果がありましたか。

　色々なことがデータ化され、数値として見えるようになりました。経営会議では、具体的なデータに基づく内容が増えました。見える化し、数値を分析することから、新しいアイデアが生まれていると思います。

　職員間の情報共有のために、TV会議システム・ビジネスチャットも導入しました。TV会議システムを使い始めて、事務所間の移動時間がゼロになっただけでなく、会議の事前準備が入念になり、集中して会議に参加するからなのか、会議時間まで短くなったことは驚きましたね。

　さらに幸運だったのが、若手職員の成長とモチベーションにつながったことです。若手職員は、介護技術では先輩職員に及びません。しかし、現場でスマートフォンやシステムを広める過程で、デジタルネイティブである彼らが中心になって教え合い、周りから信頼され、頼りにされました。ICT活用は、顔の見える関係をベースにすると、成果が上がるということがわかりました。

-将来展望をお聞かせください。

　特に介護職を目指す学生へ、「ICTを使ってかっこよく仕事ができる」ということを発信したいですね。ICTには、若い人が持つ介護のイメージを変える魅力があると期待しています。

-リハビリ部門について教えてください。

　リハビリ部門は、15の事業所に、64名のスタッフが所属しています。私は、2019年8月に現在の役職についたのですが、特に訪問看護の経営状態が思わしくないという課題がありました。経営的な視点・データを使った視点を取り入れることで、部門として一つの方向を向けるのではないかと考えました。

-データ分析に興味を持ったきっかけを、お聞かせください。

　以前、一つの事業所の中で、データ分析を行ったことがきっかけです。職員ごとの稼働状況や移動距離を分析してみると、結構見えてくるものがありました。

　介護保険という構造の中で、一定の収益を出して黒字化しなければ、事業の継続も、職員の生活も、守ることはできません。働き方を数値化することがスタートラインであり、それを分析して課題を抽出して、改善策の実施につなげています。

　また数値を使って、職員を客観的な視点で労い、評価できるようになりました。

-具体的には、どのような分析を行っていますか。

　「スタッフ別稼働額集計表」を、よく使っています。スタッフの「働き」が、一目で理解することができます。そして事業所ごとに、職員一人あたりの稼働額平均(総稼働収益/実働人員)を算出します。所長・部門統括など、経営層にはデータを公開しています。

　事業所のなかでのスタッフの位置、法人の中での自事業所の位置を確認し、部門全体の目標値に届いているかどうかを意識して、業務改善につなげるというのがねらいです。

-導入して、どのような成果を感じていますか。

　「スタッフ別稼働額集計表」のような経営に直結するデータが用意できることこそ、ICTの効果だと感じています。『寿』が入るまでは、手集計で算出していました。

　また、月末の報告書作成業務が、ゼロになりました。法人内における紙のやり取りも減り、居宅計画書や他サービスの介護記録・提供票など、データで確認するようになったことも成果と感じています。

-将来展望をお聞かせください。

　現場レベルで、更に効率化していくために、『寿』の機能をどのように使うか、法人内でルール化する必要があると感じています。そのためには、運用の提案含めて、もっと『寿』の情報を発信してほしいですね。

-今回の導入で、具体的には、どのようなことを目指されていたのでしょうか。

　これまでは、各事業所ごとに請求に特化したシステムを使用していました。請求以外の部分は、各々が独自にExcelや紙で管理していました。今回のICT導入は、法人全体としてのデータ統合と運用の一本化を目指しました。

-導入時、どのような点で苦労しましたか。

　各事業所ごとに、データを保持していたため、データ統合に苦労しました。データ量は膨大で、重複もかなりありました。また、システムのカスタマイズ・マスタ設定・運用など、サービスごと・事業所ごとの要望を調整するのも、大変でした。

-導入して、どのような成果を感じていますか。

　紙の量が減りました。残業も減ってきています。ただ、共有される情報や密度に、事業所間で差があるように感じます。事業所が複数ある法人の強みを生かして、職員同士の教えあいも検討しています。

　裏方としてどうすればもっと効率化できるのか、今後も現場のサポートをしていきたいです。

-訪問介護・定期巡回部門について、教えてください。

　1つの事業所で、訪問介護と定期巡回を運営しています。それぞれ、40名程の職員が所属しており、2つのサービスを兼務しているのが特徴です。

-ICT導入前は、どのような課題に直面していましたか。

　ヘルパーは、利用者様宅を訪問する際に、複写する様式の報告書(紙)を利用して、記録を書いていました。記録用紙は、ある程度まとめて事務所に提出してもらい、それを使って、実績を入力していました。月末であったとしても、それがないと実績入力ができませんでした。

　管理者としては、実際にヘルパーが訪問したかどうか、把握する方法がありませんでした。電話や記録用紙で、訪問状態を確認していました。

-導入時、どのような点で苦労しましたか。

　スマートフォンに触るのが初めてという職員が多く、機器の操作説明から始めました。タッチしたのに動かない、反応しない、充電の減りが早いとか。ケアプラスがどうこうというよりも、とにかくスマートフォンに慣れるというのが大変でしたね。

　運用を始めたころは、ヘルパーからの質問が多く、どうなることかと不安もありました。今は比較的慣れてきて、文字入力・音声入力のどちらも使いこなしているようです。

-抱えていた課題は、解決しましたか。

　入力の遅れや、誤った内容が入力されたりする場合もありますが、大体その都度入力できるようになってきました。管理者としては、リアルタイムで利用者宅に訪問したかどうか、実績と一緒に把握できるのがいいですよね。将来的には、大変だった月末業務も、楽になると思っています。

　また、法人内の居宅と、実績や計画書をやり取りするのも、紙ではなく、データで完結するようになりました。独自様式で運用しているモニタリング報告書なども、文書管理機能を使用して、データで確認できるようにしています。

-ICT導入で、どのような成果がありましたか。

　現在は、紙カルテと並行運用をしています。紙カルテには、訪問時の注意点や手順が記載していますが、訪問先で確認できず、同じ手順でケアができていないケースも見受けられます。

　サービスの統一性をもっと求めるためにも、ケアプラス上に情報を集約し、訪問前や訪問先で困ったときに、役に立つようにしたいと考えています。ケアプラスでの情報共有は、もっと進めていきたいですね。