富士市教育委員会 様

導入の背景や課題

小中学校に在職する教職員の働き方について「勤怠管理に膨大な時間がかかる」「教職員の勤務時間が把握できていない」という2つの課題を抱えていた、富士市教育委員会。同委員会はこの問題の解決を目指すにあたり、まずは「出勤時間・退勤時間を見える化」するため、勤怠管理システムを導入することにしました。
「必要な機能だけを柔軟にチョイスできるツールを探していた」と語る富士市教育委員会（当時）小滝 智之様へe3school勤怠管理システム導入の背景や導入後の効果を伺いました。

「勤怠管理に膨大な時間がかかる」

1つ目の課題は「勤怠管理に膨大な時間がかかること」です。

勤怠管理は、
1.教職員がExcelファイルに勤務時間を入力する
2.教頭が別ファイルに取りまとめ、教育委員会に提出する
3.教育委員会がチェックする
という作業フローでおこなっていました。

教育委員会に提出されるこの勤怠管理ファイルは、テンプレートが統一されておらず、学校ごとにバラバラでした。そのため、チェックに毎月2～3時間もかかっていたんです。
また、教職員の入力作業や教頭の取りまとめ作業にも手間がかかり、関係する人員すべての負担になっていました。

「教職員の正確な勤務時間が把握できていないこと」

2つ目の課題は「教職員の正確な勤務時間が把握できていないこと」です。

教職員の残業時間の長さについては全国的な課題であり、富士市でも問題になっていました。教職員が仕事に一生懸命取り組むことはもちろん大切です。ただ同時に、ワークライフバランスのとれた働き方をしてほしいと考えていました。

残業時間を減らすためには、初めに勤務時間を正確に把握する必要があります。しかし、教職員が入力していたExcelファイルでの手動管理だと「出退勤時間に入力漏れがあった際は、後日記憶を頼りに記入する」
といった対応が発生し、正確なデータが取れていない可能性もありますよね。
この状況の改善に向けて、まずは「出勤時間・退勤時間を見える化」するため、勤怠管理システムを探すことになりました。

導入の決め手は「必要な機能のみをチョイスして使えること」

ーー「e3school勤怠管理システム」を導入する決め手は何だったのでしょうか？

さまざまな勤怠管理システムがある中で「必要な機能のみをチョイスして使えること」が大きな決め手になりました。
勤怠管理システムを導入するにあたり、私たちが求めていた機能は「出勤時間と退勤時間の記録」のみでした。勤怠管理システムには色々な機能があるものの、「超過勤務時間を把握するための出退勤記録」以外の機能は不要だったんです。

しかし、探した限りだと、他社のツールは「パッケージ化されたツールを丸ごと導入する」以外の選択肢がありませんでした。例えば、すでにほかのシステムでカバーしている「年次休暇のカウント」といった機能は必要ないのですが、パッケージ化されているので料金は変わりません。
その点、e3school勤怠管理システムは必要な機能のみをチョイスして利用できるので助かりました。

「勤務実態を正確に把握できたことにより、時間外削減の意識づけもできた」

ーーe3school勤怠管理システムを導入後、どのような効果を感じましたか？

感じた効果は大きく分けて2つあります。
・出退勤時間が正確にわかり、過重労働になる前に声がけできるようになった
・「出退勤の記録」と「有給休暇の管理」を一元化できた

効果①
勤怠管理にかかる作業時間を削減できた

富士市では、43の小中学校に約1,300人の教職員が在職しており、そのすべての勤怠を教育委員会がチェックしていました。前述の通りテンプレートがバラバラで、とても手間のかかる作業だったんです。
e3school勤怠管理システムを導入することで、全小中学校から送られてくる勤怠管理ファイルをひとつひとつ確認する作業が不要になり、システム上から一括して確認できるようになりました。この作業に毎月2～3時間かかっていたのですが、今は約30分と大幅に削減できました。

ーー作業時間が約80%も削減できたんですね。

それに加えて、システム上からリアルタイムでチェックできることも大きなメリットのひとつです。今までは月末に全校分をまとめて確認しなければいけなかったのですが、打刻漏れや勤務状況がその日のうちに確認できるようになりました。

ーーそれは大きな利点ですね。教職員・教頭の作業はいかがでしょうか？

教職員・教頭の作業も大幅に削減できました。教職員の出退勤時の記録は、タイムレコーダーにICカードをかざすだけです。Excelファイルへの勤怠入力が不要になり、毎月の作業時間が1時間→ゼロになりました。

教頭がおこなっていた出退勤の集計作業も同様に、数時間→ゼロになりました。教育委員会がシステム上から教職員の勤怠データを直接チェックできるようになったため、教頭の「Excelファイルをチェックして取りまとめる→別ファイルへの転記」という作業が不要になったんです。

効果②
教職員の勤務時間を正確に把握できた

2つ目の効果は「教職員の勤務時間を正確に把握できたこと」です。

e3school勤怠管理システムの導入により「出勤時間・退勤時間の見える化」が実現し、教職員の勤務時間を正確に把握できるようになりました。
それによって教職員の意識に変化が起きたのか、残業が自然と減少していきました。

月の残業時間を「月末の締めのタイミング」ではなく、リアルタイムで把握できることが「残業を減らそう」という毎日の意識づけにつながったのだと思います。
以前は自分でExcelファイルに入力していた勤務時間が、今はICカードで打刻することで自動的に取りまとめることが可能です。
そのため、客観的なデータとして確認できるようになったことも影響が大きいと思います。

導入して感じたことは、「サポート体制が手厚く、信頼できる会社だと感じました」

ーーe3school勤怠管理システムの導入で、大きな効果を感じていただけて嬉しいです。

システムリサーチさんに丁寧にサポートしていただけたのも、効果の要因のひとつだと思います。導入当初、設定方法などがわからなかったとき、電話でひとつひとつ確認しながらリアルタイムで教えてもらえてとても助かりました。

結婚などによる改姓で設定を変更する必要があった時も、対応が早く即反映してもらえました。学校によって勤務の開始時刻や終了時刻が異なる場合もあり、最初はとにかく作業が多く大変でしたが、手厚く対応してもらえたことで乗り越えられたと感じています。

今後もe3school勤怠管理システムを活用していきたい

ーー今後、e3school勤怠管理システムに期待することはありますか？

システムリサーチさんの丁寧で親切なサポートのおかげで、スムーズに導入が進み、順調に運用できています。

今後も「異動や退職に伴う年次更新」「教職員の改姓」「働き方改革のガイドライン変更」などにまつわる更新作業の際は、またサポートしてもらえると嬉しいですね。

ーー本日は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました！