福岡雙葉学園 様

導入の背景や課題

教職員の勤務実態を把握するため、出退勤時間を正確に記録できる勤怠管理システムを探していた学校法人 福岡雙葉学園。e³school勤怠管理システムを導入した決め手は「シンプルな画面と操作方法」「コスト」「何でも相談できる安心感」だったそうです。
同校 法人事務室の森川 貴恵様に、導入の背景や導入後の効果について詳しく伺いました。

「勤務実態を正しく把握できていない」という課題

ーーe³school勤怠管理システム導入前の課題について教えていただけますか？

まず、時間外手当を計算するための「教職員の勤務時間」を正しく把握できていない、という課題がありました。

公立学校に設定されている「教職調整額」にあたる手当は、もちろん当校も支払っていました。しかし「私立学校は一般企業と同様、出退勤の時間に即した時間外手当を支払う」という流れが一般的になってきています。
そのような中、当校で使用していた紙の出勤簿では「出勤時にはんこを押す」だけでした。時間外手当の計算に必要な「何時から何時まで勤務していたのか」は曖昧で、「その日は出勤していた」ことしかわからなかったんです。
まずは正しい労働時間を把握するため、紙ベースの出勤簿ではなく、勤怠管理システムを導入することに決めました。

ーー勤怠管理システムを導入し、正確な出退勤のデータを確認する必要があったのですね。

はい。また、出勤簿とは別に、有給休暇は別のExcelファイルで管理しており「間違えて上限を超えて取得してしまう」といったリスクもありました。
この問題もクリアにしたいと考えており、あわせて勤務時間も有給休暇も一元管理できるシステムを探していました。

「多くの学校への導入実績があるシステムなら、安心して利用できると思った」

ーー勤怠管理システムを探すにあたって、どのような部分を重視しましたか？

「学校専用の勤怠管理システム」を重視して探していました。土日に部活動があったり、休憩時間が毎日バラバラだったりと、学校の教職員は一般企業とは異なる働き方になります。この働き方にも対応してくれる、学校専用の勤怠管理システムがいいと考えていました。
その点を考慮した上で3社のシステムを比較し、e³school勤怠管理システム導入を決めました。

導入の決め手は「シンプルな画面と操作方法」「コスト」「なんでも相談できる安心感」

ーー3社比較したとのことですが、どのような点がe³school勤怠管理システムの導入の決め手となりましたか？

1つ目は「シンプルな画面とわかりやすい操作性」です。e³school勤怠管理システムは画面がシンプルで直感的に操作しやすく、他と比較して「導入しやすそうだ」と感じました。特に操作方法を説明しなくても、自分で触りながら使っている人も多くいました。

2つ目は「コスト」です。e³schoolは学校向けの勤怠管理システムなので、学校で必要な機能をチョイスして使う事ができ、また導入しやすい価格だったので、無駄な費用をかけずに導入することができました。

3つ目は「何でも相談できる安心感」です。初回面談のときから、システムリサーチさんは「安心して話せそう」と感じました。オンラインでのやりとりがメインになることが少し気がかりだったのですが、話してみてその不安は吹き飛びました。

ーーありがとうございます。「何でも相談できる」と感じたエピソードはありますか？

導入時、初期設定に少し手間取ってしまうことがありました。しかしZoomやメール、電話を通じてシステム担当者の方から助けていただき、無事終えることができました。
時には同じような質問もしたと思います。ですが、そのたび丁寧に説明していただけるので「何でも相談できる」と感じました。メールのレスポンスも早く、知りたいことをすぐに聞けるので、安心して導入できました。

「勤務実態を正確に把握できたことにより、時間外削減の意識づけもできた」

ーーe³school勤怠管理システムを導入後、どのような効果を感じましたか？

感じた効果は大きく分けて2つあります。
・出退勤時間が正確にわかり、過重労働になる前に声がけできるようになった
・「出退勤の記録」と「有給休暇の管理」を一元化できた

効果①
出退勤時間が正確にわかり、過重労働になる前に声がけできるようになった

1つ目の効果は、出退勤時間が正確にわかるようになったことです。
以前は「出勤しているか、していないか」以外の情報が何もわからなかったのですが、今は正確に出退勤の時刻が確認できます。当初の目的であった「時間外手当を計算するための労働時間の把握」はもちろん、早出・時間外もリアルタイムでわかるため、過重労働になる前に声がけできるようになりました。

ーー時間外の把握だけでなく、削減のための取り組みもできるようになったのですね。

管理者側からの声かけもきっかけの1つですが、時間外に対する教職員自身の意識も変わったと思います。
出退勤時間を正確に把握できたことで「時間外を減らそう」という動きが見られました。

効果②
「出退勤時間」と「有給休暇」の管理を一元化できた

2つ目の効果は「出退勤時間」と「有給休暇」の管理を一元化できたことです。

今まで有給休暇は「出勤簿とは別のExcelファイル」で管理しており、それが原因で管理ミスが起きてしまうこともありました。今はe³school勤怠管理システムの「年次有給休暇管理簿」機能を利用しています。出勤簿とExcelファイルを1つのシステムで一元管理することで、有給休暇の残りがすぐに確認できる ようになり、実態を掴んでミスなく管理できるようになりました

今後はグループウェア機能の活用も検討したい

ーー今後、e³school勤怠管理システムをどのように活用していきたいですか？

e³school勤怠管理システムのグループウェア機能も活用していけたらと思っています。
現状、稟議や施設予約などはそれぞれ別々のシステムを使って管理している状況です。
これらを1つのグループウェアに集約できれば、管理が楽になるだけでなく「休みを自動的にスケジュールに 反映できる」などのメリットもあります。
まだ検討している状況ではありますが、将来的にシステムを統一する際は、e³school勤怠管理システムのグループウェア機能を活用したいです。

ーー本日は貴重なお話をありがとうございました！